Zarządzanie czasem: przewodnik po lepszym zarządzaniu czasem dla menedżerów non-profit

Twain powiedział kiedyś, że "Jeśli pierwszą rzeczą, którą robisz po przebudzeniu rano jest zjedzenie żywej żaby, będziesz miał satysfakcję wiedząc, że to prawdopodobnie najgorsza rzecz, która przytrafi ci się przez cały dzień." Autor samorozwoju Brian Tracy zagłębia się w tę koncepcję jeszcze bardziej w swojej książce "Zjedz tę żabę".

Tracy omawia, jak prokrastynacja znacząco wpływa na Twoją produktywność i zdolność do osiągnięcia sukcesu. Dlatego zarządzanie czasem jest niezwykle istotne, a kluczem do niego jest działanie najpierw na rzecz swojego największego, najbrzydszego zadania (tj. swojej żywej żaby).

A więc, jako osoba zarządzająca organizacją non-profit, jaka jest Twoja żywa żaba? Możesz mieć wiele żywych żab, którymi musisz się zająć w swojej organizacji, ale która z nich, jeśli zostanie zrealizowana, zrobi największą różnicę? Co na dłuższą metę liczy się najbardziej?

Zarządzanie czasem jest proste jak ABCDE

Podobnie jak wielu doradców w zakresie zarządzania czasem, Tracy zaleca planowanie z wyprzedzeniem i tworzenie listy wszystkich rzeczy do zrobienia na następny dzień. Jego metoda ABCDE obejmuje dokładne przejrzenie listy rzeczy do zrobienia i przypisanie ich w następujący sposób:

A - Działania, które mają poważne potencjalne konsekwencje. Są to rzeczy, które mają największe znaczenie dla Twojej organizacji.
B - Działania, które byłoby miło wykonać, ale nie są tak poważne jak działania A
C - Działania, które byłyby zabawne, ale nie mają żadnych konsekwencji.
 

Po ustaleniu priorytetów na liście rzeczy do zrobienia, celem jest wykonanie zadań A - zrób te rzeczy dobrze i szybko, i przestań tracić czas na działania o niższej wartości (pozycje B i C). Komponenty D i E metody ABCDE Tracy'ego to "Delegowanie" i "Eliminowanie". Są to dwa ważne kroki, z którymi wiele organizacji non-profit i stowarzyszeń, a także innych małych i średnich firm ma trudności, więc porozmawiajmy o nich dalej:

Delegowanie zadań: Jeśli osobiście dbać o swoje not-for-profit operacji finansowych lub mają nie-księgowy wykonać te obowiązki wraz z innymi zadaniami na ich talerzu, nadszedł czas, aby rozważyć delegowanie księgowości i zadań księgowych do eksperta w tej dziedzinie. Doświadczona firma świadcząca usługi księgowe pomoże Ci zarządzać tymi obszarami, które nie należą do Twoich podstawowych kompetencji. Więcej na ten temat znajdziesz w moim artykule o outsourcingu.

Eliminacja: Przyjrzyj się uważnie swoim operacjom i zidentyfikuj sposoby eliminacji zadań, które nie przynoszą wartości dodanej. Z punktu widzenia księgowości i rachunkowości, często można to zrobić poprzez integrację i automatyzację. Na przykład, jeśli korzystasz z QuickBooks Online, możesz automatycznie pobierać i kategoryzować transakcje bankowe i transakcje kartami kredytowymi, co pozwala ograniczyć ręczne przetwarzanie danych. QuickBooks synchronizuje się również bezpośrednio z wieloma aplikacjami opartymi na chmurze, takimi jak Bill.com i Expensify, aby wyeliminować wprowadzanie danych do rachunków i transakcji związanych z wydatkami.

Zjedzenie żaby dla wielu osób zarządzających organizacjami non-profit oznacza skupienie cennego czasu na zaspokajaniu potrzeb członków i uczestników programów. Deleguj zadania księgowe i rachunkowe oraz wykorzystaj technologię księgową do wyeliminowania mało wartościowych zadań z Twojej listy rzeczy do zrobienia. To może ułatwić sukces Twojej organizacji non-profit!