Sztuka Exit Interview: Jak najlepiej wykorzystać pracowników, którzy odchodzą

To straszne, kiedy odchodzi doskonały pracownik. W niektórych firmach, gdy to się dzieje, panuje postawa apatii lub pogardy. Te firmy są nie tylko pozostawiając negatywne wrażenie, ale także robi sobie niedźwiedzią przysługę. Wywiad końcowy powinien być priorytetem, gdy pracownik odchodzi, niezależnie od tego, czy został zwolniony, czy zrezygnował, ponieważ daje cenne informacje o firmie i pracownikach.

Podstawy Exit interview

Jak sama nazwa wskazuje, exit interview to spotkanie z pracownikiem, które odbywa się na krótko przed jego odejściem z firmy. Członek działu HR lub kierownictwa zazwyczaj prowadzi rozmowę w określonym celu lub z określonym zestawem pytań.

Wywiady te mogą być przydatne, gdy dostarczają cennych informacji o firmie, ale mogą również pozostawić pracownika czuć się lepiej o odejściu, jeśli odszedł z jakiegoś negatywnego powodu.

Powody, dla których warto inwestować w exit interviews

Exit interviews dają firmie doskonałe informacje o tym, co mogą poprawić, ale także o tym, co robią dobrze.

Zatrudnianie konsultantów jest kosztownym przedsięwzięciem. Exit interviews to niedrogi i szybki sposób na zebranie dużej ilości danych na temat funkcjonowania firmy.

Kiedy liderzy i menedżerowie nie wiedzą, jak wygląda życie zawodowe przeciętnego pracownika, exit interviews pozwalają im lepiej zrozumieć, co pracownicy robią i jak się z tym czują.

Jeśli pracodawcy wykorzystają informacje z exit interviews w taki sposób, że pracownicy dostrzegą zmiany, poczują się bardziej zrozumiani i szanowani. Te odczucia są bardzo pomocne w poprawie retencji, zaangażowania i satysfakcji.

Status branży

W lutym 2016 roku, około 3 miliony pracowników zdecydowało się odejść z pracy.

Około 70% z tych osób odeszło, ponieważ nie czuli się doceniani, a tylko 30% z nich uczestniczyło w exit interviews.

Z perspektywy pracodawcy, 60% szefów HR twierdzi, że wykorzystuje dane zebrane z exit interviews.

Oznacza to, że z 3 mln osób, tylko 540 tys. wykorzystało swoje opinie do poprawy sytuacji w firmach, w których pracowali. Tylko 18%.

Według niektórych szacunków, niezaangażowani pracownicy kosztują firmę 3 400 dolarów na każde 10 000 dolarów, które zarabiają. Oznacza to około 350 miliardów dolarów rocznie lub około 29 miliardów dolarów miesięcznie. Jeśli weźmiemy pod uwagę, że w lutym, tylko 18% opinii zostało wykorzystanych, to jest to tylko około 5 miliardów dolarów.

Jest to ogromna liczba, ale w porównaniu z tym, co mogłoby się stać, gdyby pracodawcy zainwestowali więcej w exit interviews, to całkiem niewiele.

Zysk z przeprowadzania exit interviews we właściwy sposób może być ogromny.

Dowiedz się, jak możesz wykorzystać analitykę personalną do przewidywania, zarządzania i mierzenia wpływu działań HR, pobierając nasz nowy white paper.

Jak zorganizować idealną rozmowę z pracownikiem

Przeprowadzaj rozmowy z każdym

Postaraj się przeprowadzić rozmowy z jak największą liczbą pracowników. Jeśli rozmowy nie mogą odbyć się twarzą w twarz, spróbuj wysłać pracownikom ankietę pocztą elektroniczną lub zadzwonić do nich. Niektóre firmy, które nie mają środków, aby przeprowadzić rozmowy z każdym, wybierają specjalnie najbardziej produktywnych pracowników, ponieważ chcą przyciągnąć więcej takich pracowników.

Wybierz najlepszego prowadzącego rozmowę

Większość rozmów kwalifikacyjnych przeprowadzanych jest przez dział HR. W pewnym sensie ma to sens, ponieważ pracownicy mogą nie czuć się komfortowo mówiąc szczerze z przełożonymi. Ale kierownictwo również musi mieć swoją rolę, ponieważ ludzie w kierownictwie są najczęściej tymi, którzy dokonują największych zmian. Badanie przeprowadzone przez Harvard Business Review wykazało, że rozmowy prowadzone przez przełożonego pracownika dają największe prawdopodobieństwo wprowadzenia zmian.

Znajdź najlepszy czas

Rozmowa kwalifikacyjna powinna odbyć się w ostatnich dniach zatrudnienia. Jeśli zostanie przeprowadzona zbyt wcześnie, pracownik może nie czuć, że może mówić szczerze i otwarcie. Jeśli rozmowa jest przeprowadzana w ostatniej chwili, pracownik może nie być już skoncentrowany na firmie.

Zapewnij strukturę i formę

Aby jak najlepiej wykorzystać czas, przygotuj formularz lub plan spotkania. Dzięki ukierunkowanym pytaniom, pracodawcy mogą uzyskać jak najwięcej informacji w ograniczonym czasie, jaki mają na rozmowę. Długość rozmowy kwalifikacyjnej różni się w zależności od firmy. Niektóre firmy poświęcają na nią zaledwie 10 minut, podczas gdy inne są bardziej dokładne i spędzają na rozmowie nawet 90 minut.

Zachęcaj do szczerości

Aby uzyskać najlepsze wyniki, pracownicy muszą być tak szczerzy, jak to tylko możliwe. Podczas rozmowy kwalifikacyjnej pracownik musi czuć, że jego przemyślenia są cenione i ważne. Musi czuć, że może pomóc innym w firmie poprzez wyrażanie szczerych opinii. Niektóre firmy zachęcają do szczerości, zlecając przeprowadzenie rozmowy neutralnemu pracownikowi lub każąc pracownikowi odpowiadać na pytania z ankiety.

Wyraźnie zaznacz poufność

Pracownicy muszą wiedzieć, że ich opinie są poufne i anonimowe. Muszą wiedzieć, w jaki sposób ich przemyślenia zostaną wykorzystane i kto będzie czytał ich komentarze. W celu zapewnienia anonimowości, niektóre firmy opracowują dane z określonego okresu, więc wyrażone opinie mogą pochodzić od dowolnej liczby pracowników.

Zadawaj ważne pytania

Kiedy pracownik odchodzi, pracodawca ma możliwość zadawania pytań, których wcześniej nie mógł zadać. Podczas rozmowy pracownicy mogą opowiedzieć o ofercie, jaką składa im nowy pracodawca, o tym, co takiego wydarzyło się w pracy, że pracownik chciał odejść i jakie zmiany na stanowisku skłoniłyby go do zastanowienia się nad pozostaniem.

W zależności od długości i formatu exit interview, może być możliwe zadanie tylko kilku pytań. Upewnij się, że masz kilka doskonałych pytań gotowy. Powinny one dotyczyć wszystkich obszarów działalności firmy: praktyk HR, pracy, zarządzania, płac/benefitów i możliwych usprawnień.

Jakie były niektóre z czynników, które skłoniły Pana/Panią do rozpoczęcia poszukiwań nowej pracy?

Jak opisał(a)by Pan(i) firmę i pracę przyjacielowi?

Jak Twoi współpracownicy opisaliby swoją pracę?

W jaki sposób ułatwiliśmy lub utrudniliśmy Ci pracę?

Co moglibyśmy poprawić?

Co Ci się podobało lub nie podobało w Twojej pracy?

Co sądzisz o kierownictwie? Jak bardzo byli pomocni?

W jaki sposób kierownictwo mogłoby wprowadzić ulepszenia?

Pozostaw pracownika z dobrym samopoczuciem

Wywiad końcowy jest czasami ostatnią interakcją, jaką pracownik będzie miał z kierownictwem lub HR. Ważne jest, aby być cierpliwym, przyjaznym i pozytywnym. Pracownik, który odchodzi, będzie opowiadał albo pozytywne rzeczy o firmie, albo negatywne, czasami w zależności od tego, jak był traktowany, gdy odchodził. Daj firmie najlepszą szansę poprzez uczynienie exit interview pozytywnym doświadczeniem.

Wykorzystaj zdobyte informacje

Po zakończeniu rozmowy postaraj się zachęcić liderów i menedżerów do zauważania trendów i wprowadzania zmian w oparciu o nie. Pomoże to firmie i pokaże pracownikom, że traktujesz exit interview poważnie.

Zorganizuj więcej niż jedną rozmowę

Niektóre firmy przeprowadzają nie tylko pierwszą rozmowę, ale również kolejną, kilka miesięcy później. Badania wykazały, że pracownicy mogą zmienić swoje opinie, jeśli da im się czas do namysłu. 59% zmieniło powody odejścia, a 100% podało powód odejścia podczas rozmowy uzupełniającej, nawet jeśli nie podali go podczas pierwszej rozmowy.

Istnieje wiele kroków do zaplanowania produktywnego exit interview, ale jeśli są one przeprowadzone prawidłowo, przynoszą korzyści zarówno firmie, jak i pozostałym pracownikom. Dane pokazują, że exit interviews nie są tak szeroko wykorzystywane, jak mogłyby być. Maksymalne wykorzystanie czasu, w którym pracownik odchodzi z firmy poprzez przeprowadzenie doskonałej rozmowy z pracownikiem jest dobrym krokiem w kierunku oszczędności pieniędzy, poprawy zaangażowania i zwiększenia retencji.

Pobierz białą księgę i zobacz, jak możesz stworzyć zintegrowane, angażujące doświadczenie pracownika, wykorzystując analitykę personalną!

Zdjęcie na licencji Depositphotos