Outsourcowane usługi księgowe: Dlaczego outsourcing księgowości może być kolejnym krokiem do pomyślnego rozwoju

Kto prowadzi księgowość w Twojej firmie? Czy korzystasz z wewnętrznych czy zewnętrznych usług księgowych? Z mojego doświadczenia wynika, że wiele małych firm i organizacji non-profit korzysta z usług kogoś wewnętrznego, kto wykonuje tę pracę w momencie rozpoczynania działalności, ponieważ organizacje te koncentrują się początkowo na uruchomieniu swojej podstawowej działalności, "nosząc wszystkie kapelusze" w pierwszych latach. Jednak w ciągu ostatniej dekady, więcej firm i non-profit zdają sobie sprawę z zalet outsourcingu usług księgowych i księgowości. Powinieneś zrozumieć ten trend, jak również, ponieważ może to prowadzić do pomyślnego rozwoju Twojej organizacji w przyszłości.

Niezależnie od tego, czy jest to technologia, środowisko regulacyjne, czy też potrzeby i preferencje Twoich klientów/klientów/członków, świat, w którym żyjemy szybko się zmienia i wszyscy musimy dostosować się do tego szybkiego tempa. Zastanawiając się nad rodzajem zmian, które należy wprowadzić, aby zapewnić sukces swojej organizacji w przyszłości, outsourcing księgowości i potrzeb rachunkowych do wirtualnego dostawcy usług księgowych powinien być częścią tych rozważań.

W tym artykule, będę dostarczać odpowiedzi na niektóre często zadawane pytania na temat outsourcingu wirtualnej księgowości, i demistyfikować proces.

Co dokładnie oznacza wirtualny outsourcing księgowości i rachunkowości w mojej praktyce?

Oznacza to przypisanie zewnętrznemu profesjonaliście (profesjonalistom) odpowiedzialności za zadania normalnie przypisane kontrolerowi i dyrektorowi finansowemu w Twojej firmie - w wielu przypadkach jesteś nim Ty na początku swojej działalności. Zadania obejmują usługi finansowe i księgowe, takie jak zarządzanie przepływami pieniężnymi, zarządzanie księgą główną oraz przygotowywanie i analizowanie sprawozdań finansowych. Obejmuje ona również wszystkie powiązane wsparcie back-office, takie jak przetwarzanie płac i wypełnianie formularzy podatkowych, zarządzanie zapasami sprzedaży, zobowiązania i należności oraz inne przetwarzanie transakcji. Podczas gdy można zdecydować się na outsourcing tylko części operacji, takich jak przetwarzanie listy płac, wielu właścicieli firm korzysta z bardziej kompleksowego outsourcingu w celu uzyskania dodatkowej wydajności.

Przy outsourcingu zadań księgowych i rachunkowych do wirtualnej firmy księgowej, firma będzie korzystać z technologii, aby zapewnić swoje usługi, bez konieczności zapewnienia fizycznej przestrzeni biurowej. Firma może pobierać, wysyłać i przechowywać Twoje dokumenty w formie elektronicznej. Na przykład, Twój wirtualny księgowy może skonfigurować zautomatyzowane przepływy pracy, tak aby dokumenty źródłowe, takie jak wyciągi bankowe, były pobierane automatycznie każdego miesiąca, bez konieczności angażowania się w ten proces administracyjny. Firma korzysta z aplikacji, często opartych na chmurze, do przetwarzania i rejestrowania transakcji, co skutkuje zwiększeniem efektywności kosztowej dzięki automatyzacji i integracji. Ty, jako właściciel firmy, zachowujesz kontrolę i dostęp do swoich danych przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.

Jakie są zalety usług księgowych świadczonych na zasadzie outsourcingu?

  • Łatwy dostęp do specjalistycznej wiedzy: Przy zatrudnianiu zewnętrznego dostawcy usług księgowych, jesteś w stanie wykorzystać ich specjalistyczną wiedzę i spostrzeżenia zdobyte podczas pracy z wieloma innymi firmami. Zamiast więc osobiście uczyć się i nadążać za najnowszą technologią, aby pomóc w prowadzeniu back office, można polegać na outsourcowanym profesjonalistą, aby zapewnić, że używasz najbardziej sprawdzonych opłacalnych sposobów przetwarzania transakcji.
  • Uwolnij swój cenny czas i pieniądze: Wraz z rozwojem, poprzez outsourcing księgowości, Twoja praktyka nie będzie już musiała znosić procesu zatrudniania i tracić cennego czasu i pieniędzy na szkolenie księgowych. A zatrudniając wirtualną firmę, zwolnisz cenną przestrzeń w swoim biurze i zaoszczędzisz na kosztach ogólnych, w tym na drogich świadczeniach pracowniczych. A jeśli prowadzisz księgowość samodzielnie, możesz wreszcie uwolnić swój czas i skupić się na rzeczach ważniejszych dla Ciebie i Twojej firmy oraz uniknąć kosztownych błędów, które pojawiają się, gdy jesteś rozproszony na zbyt wiele obowiązków.
  • Usprawnienie kontroli wewnętrznej: Współpraca z niezależnym, profesjonalnym dostawcą usług księgowych i rachunkowych pozwala na wprowadzenie rozdziału obowiązków w zakresie ważnych transakcji finansowych, tak aby nie były one obsługiwane przez jedną osobę. Pomaga to wzmocnić kontrolę wewnętrzną poprzez odpowiednie sprawdzanie i równoważenie, zapobiegając kosztownym błędom, w tym potencjalnym oszustwom. Zyskujesz również drugi zestaw oczu, który przejrzy Twój biznes pod kątem martwych punktów w operacjach księgowych. Zobacz moje artykuł po więcej szczegółów.

Wciąż się wahasz?

Rozważmy więc ankietę dotyczącą usług księgowych dla klientów w 2018 roku . Zgodnie z wynikami badania, firmy, które zlecają całą księgowość na zewnątrz, zgłaszają zarówno twarde, jak i miękkie zwroty z inwestycji, w tym wyższe zyski i przychody, bycie lepiej uzbrojonym w podejmowanie decyzji biznesowych i cieszenie się łatwiejszym doświadczeniem księgowym. Wyniki badania obejmują:

  • 80% respondentów odpowiedziało, że dzięki usługom CAS (Client Accounting Services) mają więcej czasu, aby skupić się na działalności firmy.
  • 68% stwierdziło, że CAS sprawia, że księgowość jest łatwiejsza i bardziej efektywna.
  • Respondenci, którzy zlecili usługi CAS na zewnątrz, odnotowali większy wzrost zysków i przychodów niż ci, którzy nie zlecili ich na zewnątrz. Prawie jedna czwarta firm korzystających z outsourcingu współpracowała ze swoim księgowym w celu stworzenia planu rozwoju, co dodatkowo toruje drogę do długoterminowego sukcesu.
  • Firmy otwarte na nowe technologie księgowe (najczęściej wprowadzane przez księgowego) dwukrotnie częściej odnotowują wyższe zyski niż te, które tego nie robią.

Jakie są minusy outsourcingu usług księgowych?

Jednym z największych minusów outsourcingu jest sytuacja, w której usługodawca nie wnosi wartości, której poszukujemy. Aby uniknąć tego ryzyka, zalecam trochę planowania, zanim skontaktujesz się z jakąkolwiek firmą. Obejmuje to identyfikację potrzeb księgowych; na przykład, czy potrzebujesz pomocy w uzgadnianiu rachunków bankowych i kart kredytowych, zarządzaniu zapasami, podatkach od sprzedaży i użytkowania, zobowiązaniach itp. Powinieneś również zidentyfikować swoje największe "punkty krytyczne" i miejsca, w których spędzasz dużo czasu na przetwarzaniu transakcji.

Z taką samą starannością, jaką zainwestowałbyś przy zatrudnianiu pełnoetatowych pracowników w swojej organizacji, powinieneś być przygotowany na rozmowę z potencjalnymi firmami, aby zrozumieć ich model obsługi klienta i podejście, a także strukturę cenową ich usług. Po zatrudnieniu, regularna komunikacja z dostawcą usług ułatwia nawiązanie silnej relacji pomiędzy klientem a dostawcą usług, co skutkuje wysoką jakością obsługi klienta.

Czy stracę kontrolę nad moimi finansami, jeśli zlecę je na zewnątrz?

Krótka odpowiedź brzmi: "Nie". W rzeczywistości będziesz miał teraz większą kontrolę, ponieważ będziesz miał ulepszone finanse na wyciągnięcie ręki i będziesz miał więcej czasu i pieniędzy na planowanie, zamiast po prostu reagować na wydarzenia biznesowe. To, co delegujesz do swojego księgowego na zewnątrz jest ciężki lifting związany z przetwarzaniem i rejestrowaniem transakcji. Profesjonalne firmy księgowe są w stanie wykorzystać swoje doświadczenie i wiedzę na temat technologii, aby te procesy transakcyjne bardziej wydajne i dokładne, pozostawiając im czas, aby zapewnić Państwu solidne doradztwo biznesowe, jak podejmować ważne decyzje finansowe. Będziesz mieć bardziej dokładne i terminowe informacje finansowe i analizy ekspertów z tych informacji, podczas gdy zachowujesz nadzór i kontrolę i podejmowania decyzji.

Kiedy jest najlepszy czas na rozważenie przejścia na model outsourcingowy?

Chociaż każda praktyka jest inna, oto kilka wskazówek, kiedy może być dobry czas, aby przenieść księgowość i rachunkowość do zewnętrznej, wirtualnej firmy profesjonalnej:

  • Zauważasz, że spędzasz więcej czasu na funkcjach back-office niż na usługach skierowanych do klienta i rozwijaniu swojej działalności.
  • Masz problemy ze znalezieniem i/lub utrzymaniem kompetentnego wewnętrznego personelu księgowego.
  • Popełniasz zbyt wiele błędów, ponieważ Ty i Twój obecny personel jesteście zbyt rozproszeni.
  • Chcielibyście Państwo zwiększyć wydajność poprzez zastosowanie technologii księgowej, ale nie wiecie jak i od czego zacząć.
  • Toniemy w stercie papierkowej roboty i trudno nam nadążyć z płaceniem rachunków, uzgadnianiem kont bankowych i kart kredytowych lub innymi funkcjami back-office.