Optymalizacja procesu naliczania płac

Optymalizacja procesu płacowego

Zadbaj o porządek na liście płac, a Twoi pracownicy będą zadowoleni

Jeśli jesteś jak większość firm, niezależnie od tego, czy jesteś firmą komercyjną czy organizacją non-profit, pracownicy są Twoimi najcenniejszymi aktywami. Aby przyciągnąć i utrzymać silną bazę pracowników, ważne jest, aby proces płacowy przebiegał prawidłowo. Oto kilka wskazówek, jak zoptymalizować proces płacowy:

Skorzystaj z usług zewnętrznego dostawcy usług płacowych: Być może teraz zajmujesz się płacami we własnym zakresie, korzystając z jakiegoś oprogramowania. Jednak wraz z rozwojem firmy, istnieją korzyści z posiadania dostawcy usług płacowych do tej pracy, ponieważ proces ten jest często szczegółowe i żmudne, i może powodować poważne problemy, jeśli nie jest zrobione prawidłowo. Outsourcing funkcji płac oszczędza koszty wewnętrznego pracownika. A jeśli jesteś mniejszą firmą, możesz wykonywać ten żmudny proces samodzielnie; pomyśl o całym czasie, który mógłbyś poświęcić na rozwój swojej firmy.

Istnieje kilka firm, które specjalizują się w dostarczaniu pełnych usług dla Payroll, w tym przetwarzania świadczeń, W-2's i rządowych wypełnień podatkowych. Ponieważ Payroll jest ich kluczową kompetencją, możesz polegać na ich doświadczeniu i mieć pewność, że używają najbardziej aktualnego oprogramowania i tabel podatkowych. A jeśli jesteś jak wiele firm, które martwią się o bezpieczeństwo swoich wewnętrznych technologii, możesz zyskać spokój ducha poprzez outsourcing do firmy z bardziej state of the art protokołów bezpieczeństwa. Można również zminimalizować prawdopodobieństwo kar IRS za późno lub niedokładne wypełnienia, ponieważ ci profesjonaliści są ekspertami w tym, co robią, i może ułatwić prawidłową zgodność z odpowiednimi organami zewnętrznymi.

Kliknij tutaj, aby uzyskać więcej informacji na temat wyboru dostawcy usług płacowych: Plusy i minusy

Usprawnij i ulepsz swój proces płacowy: Aby Twój proces płacowy przebiegał jak najbardziej efektywnie, rozważ następujące kwestie:

- Integracja z systemem księgowym: Rozważ usługę płacową, która może zintegrować się z Twoim systemem księgowym. Na przykład, wiele małych firm, które korzystają z QuickBooks Online, korzysta również z jego rozwiązania Payroll. Dzięki temu można automatycznie aktualizować księgi rachunkowe pod kątem działań związanych z płacami, co eliminuje dodatkowe czynności związane z importowaniem plików danych i podwójnym wprowadzaniem danych.

- Zrozumienie kosztów osobowych: Koszty osobowe są często największą pozycją w sprawozdaniu finansowym firmy. Zarządzanie i rozliczanie tego czasu jest ważnym priorytetem dla odnoszących sukcesy firm. Jeśli obecnie nie przydzielasz i nie śledzisz czasu spędzonego przez pracowników na programach, klientach, zadaniach lub innych ważnych kategoriach istotnych dla Twojej firmy, prawdopodobnie brakuje Ci ważnych informacji. Rozważ wdrożenie systemu zarządzania czasem, który integruje się z systemami płac i księgowości. Dzięki temu będziesz mógł zobaczyć informacje, które mogą być przydatne w podejmowaniu decyzji dotyczących zatrudnienia i strategii cenowych.

- Nie zapominaj o wewnętrznych kontrolach: Nawet jeśli zlecasz proces płacowy na zewnątrz, nadal jesteś odpowiedzialny za zapewnienie silnej kontroli wewnętrznej w swojej organizacji. Dlatego szukając dostawców usług płacowych, należy być przygotowanym na konkretne pytania dotyczące dostępu i bezpieczeństwa oraz kontroli odzyskiwania danych po awarii. Kiedy już wybierzesz dostawcę, upewnij się, że umowa uwzględnia te obszary. Zachęcaj swoich pracowników do wybierania bezpośrednich wpłat, ponieważ papierowe czeki są bardziej narażone na oszustwa. Aby zapobiec błędom na listach płac, należy wprowadzić etapy kontroli procesu, takie jak przegląd i zatwierdzanie przez kierownictwo kart czasu pracy oraz zmian w danych płacowych (np. nowi pracownicy, zmiany w wynagrodzeniu, itp.).

Jak Consultance Accounting może pomóc: Jako wirtualna firma księgowa świadcząca usługi outsourcingu księgowego dla małych i średnich przedsiębiorstw, możemy wykonywać usługi księgowe i rachunkowe, w tym przetwarzanie, rejestrowanie i uzgadnianie listy płac. Używamy technologii opartych na chmurze, które integrują się ze sobą w celu usprawnienia procesu. Obejmuje to automatyzację procesu śledzenia czasu pracy przy użyciu Tsheets i dostosowanie go do specyficznych potrzeb Twojej firmy i wymagań branżowych. Możemy również skonfigurować opcję mobilną, która zapewnia elastyczność dla pracowników będących w drodze. Wdrożymy kalkulację kosztów pracy i zapewnimy, że Twój system ewidencji czasu pracy będzie zintegrowany z systemem płacowym i księgowym. Pokażemy Ci jak generować i interpretować znaczące raporty, abyś mógł podejmować lepsze decyzje biznesowe.

Skontaktuj się z nami, jeśli masz pytania i/lub potrzebujesz więcej pomocy.

Consultance wykorzystuje wyjątkowe talenty, sprawdzone procesy i najlepsze platformy technologiczne, aby dostarczać terminowe i dokładne rozwiązania finansowe, które pomagają małym i średnim organizacjom poprawić produktywność, zwiększyć rentowność, zoptymalizować proces płacowy i osiągnąć swoje cele.