Kluczowe Wskaźniki Efektywności

Przetrwają najsilniejsi: Chroń swój biznes przed porażką finansową dzięki kluczowym wskaźnikom efektywności

Jak bardzo jesteś przekonany o finansowej rentowności swojej firmy lub organizacji non-profit? Według. Biuro Rzecznictwa SBAokoło dwóch trzecich małych firm zatrudniających pracowników przetrwa co najmniej 2 lata, a około połowa przetrwa co najmniej 5 lat. Tylko jedna trzecia przeżywa 10 lat lub dłużej. Statystyki te powinny być sygnałem alarmowym - warto zainwestować czas w ocenę swoich operacji finansowych za pomocą Kluczowych Wskaźników Efektywności.

Jak możesz zwiększyć swoje szanse na przetrwanie? Być może regularnie sporządzasz sprawozdania finansowe, ale czy naprawdę rozumiesz, co mówią Ci te dane? Samo generowanie liczb nie wystarczy. Musisz wykorzystać swoje informacje finansowe, aby nie tylko przetrwać, ale również rozwijać się w naszym zmiennym środowisku biznesowym.

Popraw się, koncentrując się na kluczowych wskaźnikach wydajności

Kluczowe Wskaźniki Efektywności (KPI) to sposoby mierzenia, jak radzisz sobie w obszarach ważnych dla Twojej organizacji. KPI pomagają ocenić sukces w osiąganiu zamierzonych celów. Twoja firma/organizacja non-profit powinna posiadać KPI, które obejmują wszystkie integralne aspekty działalności, takie jak:

- Strategiczne KPI (np. metryki dotyczące satysfakcji klienta, skuteczności programu)
- KPI operacyjne (np. wskaźniki dotyczące marketingu i sprzedaży, zasobów ludzkich)
- Finansowe KPI (np. wskaźniki rentowności, zarządzania gotówką, kontroli wydatków).
 

W tym artykule skupiono się na finansowych wskaźnikach KPI, jednak te same zasady mają zastosowanie we wszystkich obszarach.

Dlaczego wskaźniki KPI są ważne?
Finansowe wskaźniki KPI pomagają w podejmowaniu decyzji opartych na wiarygodnych danych, niezależnie od tego, czy chodzi o decyzję o rozszerzeniu programów, zatrudnieniu kolejnego pracownika czy podniesieniu cen produktów/usług. Z natury możesz mieć poczucie, że Twój biznes działa sprawnie, ale możesz zyskać znacznie więcej komfortu w kwestii długoterminowej rentowności, analizując regularnie wskaźniki finansowe i oceniając, jak radzisz sobie w porównaniu z innymi podobnymi firmami. Ponadto, tworzenie, śledzenie i monitorowanie KPI może pomóc Tobie i Twoim pracownikom skupić się na obszarach, które wymagają poprawy, a także może pomóc ocenić postępy w realizacji ustalonych celów.

Na początek
Oto sugerowana mapa drogowa, która pomoże Ci rozpocząć drogę do kondycji finansowej z wykorzystaniem KPI:

- Zidentyfikuj ważne obszary finansowe - Zastanów się, co jest najważniejsze dla Twojej organizacji z finansowego punktu widzenia. Jeśli dopiero zaczynasz, na początku zachowaj maksymalną prostotę i zidentyfikuj tylko kilka KPI (na przykład nie więcej niż pięć). Pamiętaj, że celem jest zapewnienie zdyscyplinowanego FOCUS na poprawę kondycji finansowej. Dlatego unikaj podejmowania zbyt wielu zadań w jednym czasie.

- Zdefiniuj swoje m ierniki - Kiedy już określisz ważne finansowe punkty centralne, możesz stworzyć konkretne mierniki, które będą się do nich odnosić i zacząć je śledzić.

Na przykład, powiedzmy, że rentowność jest obszarem, na którym należy się skupić. Istnieje kilka wskaźników, które należy rozważyć. Jednym z przykładów byłoby śledzenie marży zysku brutto w procentach na podstawie miesięcznej. Marża zysku brutto jest miarą proporcji przychodów, które pozostają po odjęciu wszystkich kosztów bezpośrednio związanych z usługami i sprzedażą. Marża zysku brutto służy jako źródło pokrycia kosztów operacyjnych (takich jak czynsz i inne koszty administracyjne); posiadanie wyższej marży ułatwia osiągnięcie większego zysku netto dla Ciebie.

Aby obliczyć procent marży zysku brutto, bierzesz swój zysk brutto (który jest całkowity przychód minus koszt sprzedanych towarów), a następnie podziel wynik przez całkowity przychód. Aby uzyskać wartość procentową, pomnóż tę liczbę przez 100:

[(Całkowite Przychody - Koszt Sprzedanych Towarów)/ Całkowite Przychody] x 100

- Zrozumieć swój status - Zrozum historyczny i aktualny status swoich KPI poprzez obliczenie metryk przy użyciu danych z systemu księgowego i sprawozdań finansowych. Więc używając naszego powyższego przykładu, powiedzmy, że jesteś w biznesie od dwóch lat i obliczyłeś swój procent marży zysku brutto w następujący sposób:

Teraz masz zrozumienie swojej ogólnej rentowności i może porównać go z normami branżowymi, aby uzyskać poczucie, gdzie stoisz. Jeśli ogólny procent marży zysku brutto jest znacznie poniżej benchmarków branżowych, można zagłębić się w szczegóły dalej, analizując procent marży zysku brutto dla każdego głównego rodzaju usług i linii produktów. To pomoże Ci zobaczyć, gdzie są wartości odstające. Wiedza ta pomoże Ci wyznaczyć kurs na przyszłość, co jest kolejnym krokiem w procesie.

- Ustalenie jasnych celów i strategii na przyszłość - Wiedza na temat pozycji organizacji w zakresie KPI może doprowadzić do przyjęcia proaktywnego i skoncentrowanego podejścia do poprawy przyszłości. Na przykład, w naszej powyższej ilustracji, jeśli Twoim celem jest poprawa marży zysku brutto do końca przyszłego roku o co najmniej 3%, powinieneś rozważyć wprowadzenie zmian w cenach, ilości obsługiwanych klientów i/lub obniżenie kosztów sprzedawanych towarów i usług. Wprowadzenie takich zmian w strategii może zająć trochę czasu, ale śledząc swoje KPI, będziesz miał narzędzia, które ułatwią Ci przemyślane podejście.

- Monitorowanie, ocena i dostosowanie w razie potrzeby - Teraz, gdy masz już KPI do śledzenia i cele, gdzie chcesz, aby wyniki były w przyszłości, ustal regularny proces przeglądu i oceny wyników. Na przykład, po zamknięciu miesięcznych ksiąg i wygenerowaniu sprawozdań finansowych, dobrym procesem będzie przegląd KPI w połączeniu ze sprawozdaniami finansowymi. W ramach tego kroku, będziesz chciał ocenić, czy Twoje strategie działają, czy nie, i dostosować je w razie potrzeby. Nie bój się również udoskonalać swoich wskaźników KPI, jeśli nie spełniają one twoich potrzeb. Pamiętaj, że lepiej jest rozpocząć proces i wprowadzać zmiany w miarę potrzeb, niż unikać podejmowania jakichkolwiek działań z obawy przed popełnieniem błędów.

Przykłady KPI
Istnieje szeroki zakres finansowych wskaźników KPI do wyboru, obejmujący takie obszary jak rentowność, przepływy pieniężne, płynność, wzrost i wydajność. To, co jest ważne, może się różnić w zależności od firmy. Jednak poniżej podajemy kilka typowych przykładów KPI, które warto rozważyć do comiesięcznego śledzenia:

- Przepływy pieniężne - ilość otrzymanej gotówki minus ilość zapłaconej gotówki.
- Accounts Receivable Days - jak długo trwa ściąganie należności od klientów.
- Inventory Turnover - liczba sprzedaży i wymiany zapasów.
- Operating Profit Margin - Proporcja przychodów, która pozostaje po odjęciu wszystkich kosztów operacyjnych.
- Wzrost przychodów - procentowa zmiana w przychodach.


 

Inne rozważania dotyczące najlepszych praktyk
Gdy nabierzesz więcej doświadczenia w używaniu KPI do oceny i zarządzania kondycją finansową, zastanów się nad sposobami usprawnienia tego procesu. Być może zechcesz zaangażować w ten proces swój zespół pracowników. Przynajmniej w zakresie, w jakim działania pracowników mają wpływ na wskaźniki, powinni oni być świadomi tego, czym są KPI i jakie jest ich znaczenie, a także tego, w jaki sposób pracownicy mogą pomóc w realizacji ustalonych celów. Niektóre firmy wiążą nawet premie dla pracowników z osiągnięciem określonych KPI.

W miarę dojrzewania procesu możesz rozważyć stworzenie raportu KPI Dashboard, który zwiększy Twoją zdolność do przeglądania i analizowania danych KPI. Na przykład, istnieją aplikacje, takie jak FATHOMktóre bezproblemowo integrują się z QuickBooks i innym oprogramowaniem księgowym, umożliwiając tworzenie dynamicznych raportów bez konieczności ręcznego wprowadzania danych i obliczania wskaźników; aplikacja wykonuje pracę za Ciebie.

"Nie możesz zarządzać tym, czego nie mierzysz" - Peter Drucker (wiodący konsultant/ekspert w dziedzinie zarządzania)
Przejmij odpowiedzialność za swoją kondycję finansową i uniknij ścieżki niepowodzeń, której doświadcza wiele innych małych firm. Identyfikując Kluczowe Wskaźniki Efektywności, które należy mierzyć, śledzić i monitorować w czasie, wzmocnisz zdolność swojej praktyki nie tylko do przetrwania, ale także do prosperowania!