Jak wielozadaniowość szkodzi produktywności zespołu i co można z tym zrobić

Każdy menedżer chce mieć zespół, który może pracować nad trzema lub czterema różnymi zadaniami w tym samym czasie, prawda? Efektywny pracownik powinien być w stanie oderwać się od swoich codziennych zadań, aby odpowiedzieć na e-maile lub prośby klientów i kierownictwa, albo wykonać pilne zadanie, gdy tylko się pojawi. W końcu zespół, który potrafi pracować wielozadaniowo, wykona dwa razy więcej pracy w o połowę krótszym czasie, prawda?

Nieprawda. Wykazano, że wielozadaniowość ma kilka negatywnych skutków dla pracowników, zarówno w perspektywie krótkoterminowej, jak i długoterminowej.

Problem z wielozadaniowością

Badania wykazały, że dzielenie uwagi pomiędzy wiele zadań obniża wydajność i poważnie pogarsza jakość pracy. Jedno z badań przeprowadzonych na Uniwersytecie Londyńskim wykazało, że pracownicy, którzy pracowali wielozadaniowo, skutecznie obniżali swoje IQ w trakcie pracy i osiągali wyniki podobne do tych, jakich można by oczekiwać od kogoś, kto palił marihuanę lub nie spał całą noc. Uczestnicy badania, którzy pracowali wielozadaniowo, wykazali, że ich wyniki IQ spadły o 15 punktów, lądując w okolicach średniego przedziału 8-latka.

Wielozadaniowość może mieć również długoterminowy wpływ na jakość życia pracowników, prowadząc do nadmiernego stresu i wczesnego wypalenia zawodowego, jeśli trwa zbyt długo. To z kolei może prowadzić do niezadowolonych klientów, słabych ocen wydajności i wysokiej rotacji pracowników. Nagle okazuje się, że "wysoka wydajność" nie jest już tak efektywna.

Jak więc możemy zwiększyć produktywność?

Wciskanie większej ilości zadań w krótszy czas nie jest sposobem na poprawę produktywności, ale wydaje się, że jest to nasz naturalny instynkt, kiedy stajemy w obliczu ogromnych zadań. Jakie więc alternatywy może przedstawić kierownictwo, aby zachęcić swoich pracowników do unikania tej szkodliwej praktyki?

1. Wyeliminowanie czynników rozpraszających uwagę

Nie oznacza to tylko wyłączenia telewizora lub ustawienia przeglądarki tak, aby blokowała media społecznościowe podczas pracy. Powiadomienia i komunikatory, nawet te, które są związane z pracą, mogą zaszkodzić produktywności zespołu.

Drobne zakłócenia mogą odciągnąć ich uwagę, wykolejając przepływ pracy, którego ponowne uruchomienie prawdopodobnie zajmie trochę czasu. Nawet jeśli zajmuje to tylko kilka sekund z Twojego dnia, sekundy te szybko się sumują i obniżają jakość Twojej pracy. Trzymaj się wspólnie ustalonego harmonogramu pracy.

Wyłącz powiadomienia i komunikatory internetowe. Zamiast tego ustal konkretny czas, kiedy będziesz sprawdzał i odpowiadał na e-maile i inne wiadomości.

2. Zarządzaj przepływem pracy

W podobny sposób menedżerowie powinni uważnie zarządzać przepływem pracy swoich pracowników i wiedzieć, kiedy i kiedy nie należy wysyłać dodatkowych zadań. Kiedy menedżerowie ciągle wysyłają pilne - lub nawet nie tak pilne - zadania, które zajmą tylko kilka minut, utrudniasz im wykonanie ich regularnych zadań w odpowiednim czasie. Zwłaszcza w przypadku zbliżającego się terminu, kierownictwo powinno unikać dodawania zadań o niskim priorytecie natychmiast po ich pojawieniu się.

3. Właściwe delegowanie zadań

Miej oko na obciążenie pracą swoich pracowników i deleguj zadania zgodnie zarówno z obciążeniem jak i specjalizacją, stosując podejście zarządzania przypadkami. PNMsoft definiuje zarządzanie przypadkami jako "metodologię, dzięki której pracownicy wiedzy radzą sobie z nieuporządkowaną pracą", co oznacza, że menedżerowie powinni określić konkretne procesy, których pracownicy powinni przestrzegać, aby właściwie rozłożyć pracę pomiędzy pracowników i wprowadzić strukturę, efektywność i wymierne rezultaty do ich przepływu pracy.

4. Rób regularne przerwy

Badania przeprowadzone przez Florida State University wykazały, że najlepsi specjaliści w wielu dziedzinach zazwyczaj pracują najlepiej w nieprzerwanych, 90-minutowych kawałkach, robiąc przerwy między sesjami. "Aby zmaksymalizować zyski z długoterminowej praktyki", powiedział profesor K. Anders Ericsson, jeden z badaczy z badań se, "osoby muszą unikać wyczerpania i muszą ograniczyć praktykę do ilości, z której mogą całkowicie odzyskać siły w ciągu dnia lub tygodnia".

Chociaż może to być kuszące, aby zachęcać do maratońskich sesji roboczych, krótsze zrywy mają tendencję do przynoszenia lepszych, bardziej spójnych wyników.

Pobierz eBook i dowiedz się, jak wykorzystać neuronaukę do przyciągania odpowiednich talentów, zatrzymywania wysoko wydajnych pracowników i wspierania współpracujących zespołów.

Zdjęcie na licencji Depositphotos.com